Интернет-магазин 
В каких ситуациях нужен акт выполненных работ
Анализируя юридическую судебную практику, можно сделать однозначный вывод: 90% строителей и ремонтников не понимают, что такое акт выполненных работ по договору подряда, каким он должен быть, а главное, как этот документ может сохранить подрядчика от потери денег. Также часто люди ошибочно считают, что акт выполненных работ нужен только при строительстве, а, например, при ремонте квартиры он не нужен. Это ошибочное мнение. Акт выполненных работ нужен по всем договорам подряда (договорам на выполнение любых работ):
- строительство здания;
- ремонт квартиры;
- монтаж теплицы;
- покраска гаража;
- установка стеклопакетов и т. д.
Все эти ситуации — это подрядные отношения, и по ним акт выполненных работ должен быть в обязательном порядке.
Зачем нужен акт выполненных работ по договору подряда
Выполнение любых работ по договору подряда должно быть завершено их окончанием и сдачей заказчику. Именно факт завершения работ, то есть исполнение подрядчиком своих обязанностей фиксируется специальным документом — актом выполненных работ. Следует сразу оговориться, что акт выполненных работ должен составляться абсолютно во всех случаях выполнения работ по договору подряда вне зависимости от субъектного состава сторон договора. Акт должен быть как при наличии заказчика гражданина/самозанятого/ИП/организации, так и при наличии подрядчика гражданина/самозанятого/ИП/организации в любой их компоновке. В юридической практике всегда есть стартовые документы — в данном случае это договор подряда (описание того, о чем стороны договорились). И есть финальные документы — в подрядных работах это как раз акт выполненных работ, который подтверждает, что достигнутые договоренности выполнены подрядчиком.
Для кого важен акт выполненных работ
Следует отметить, что в первую очередь акт важен для подрядчика. Именно акт выполненных работ говорит, что работа фактически выполнена и приемка выполненных работ по договору подряда зафиксирована заказчиком. Большинство подрядчиков вообще не подписывают акт выполненных работ, не понимая, что без этого документа работа не считается принятой и, как следствие, не подлежит оплате. Все чаще и больше встречаются опытные заказчики, которые пользуются этой оплошностью и законно уклоняются от оплаты.
Рекомендация № 1: у подрядчика в обязательном порядке должны быть подписаны акты по всем выполненным им работам.
Когда нужно подписывать акт выполненных работ
Именно акт выполненных работ по договору подряда подтверждает, что работа выполнена в срок, указанный в акте. На практике очень часты ситуации, когда акт подписывается и датируется значительно позднее реальной даты завершения работ. Это приводит к нарушению сроков договора, так как сроки исчисляются именно по дате подписания акта, а не по дате фактического завершения работ. Нарушение сроков влечет начисление неустоек и штрафов, а, следовательно, уменьшение прибыли подрядчика.
Рекомендация № 2: акты выполненных работ должны быть переданы/ направлены заказчику в максимально короткие сроки после завершения работ. А в идеальном варианте акты выполненных работ должны быть подписаны тем же днем (числом) когда работы реально завершены.
Что отражать в акте выполненных работ по договору подряда
Актом подтверждается объем и передача выполненных работ по договору подряда. На основании акта выполненных работ между заказчиком и подрядчиком производятся взаиморасчёты, и именно в акте указывается перечень, объем и стоимость работ. Любой суд в первую очередь смотрит акт, на основании которого определяет, что и на какую сумму наработал подрядчик.
Если акт не содержит четкого указания на то, что сделано, то ни эксперт, ни налоговый инспектор — никто не сможет провести сравнение фактически сделанного объема работ с указанным в документах.
Рекомендация № 3: в акте в обязательном порядке должны быть указаны виды выполненных работ по договору подряда, их объём, стоимость и использованный при этом материал.
Акт привязывает работы к конкретному подрядчику
Актом выполненных работ по договору подряда подтверждается, что работы выполнены именно подрядчиком, а не кем-то иным. На практике встречаются недобросовестные заказчики, которые пользуются неопытностью подрядчика и «учат» его жизни. Если подрядчик не направил акт выполненных работ, то заказчик может отказаться от оплаты работ и на стадии взыскания с него долга в суде заявить, что работы вообще выполняло другое лицо. В такой ситуации подрядчику придется доказывать, что именно он выполнил работу, а не кто-то другой.
Рекомендация № 4: в акте выполненных работ в обязательном порядке должны быть указаны данные как заказчика, так и подрядчика, а также должно быть указание на договор, к которому имеет отношение этот акт.
Важно понимать, что акт выполненных работ — это документ, который обязывает заказчика произвести оплату, а подрядчику дает право требовать этой оплаты.
Следует сразу оговориться: условия оплаты с заказчиком бывают различными (бывают ситуации и со 100% предоплатой). Но в большинстве случаев окончательный расчёт по договору подряда осуществляется после подписания и на основании подписанного акта выполненных работ.
Подписанный заказчиком акт является бумагой, которая подтверждает, что подрядчик получил деньги или претендует на получение оплаты не просто так, а за выполненную в полном объеме и качественно работу. И именно акт выполненных работ является аргументом во всех взаимоотношениях с заказчиком.
В каком виде должен быть акт, как его оформлять
На практике люди часто задаются вопросом «А по какой форме составлять акт?». Универсального, строго установленного образца акта выполненных работ по договору подряда не существует. Есть рекомендованная и «любимая» судами форма акта КС-2. Это унифицированная форма, применяемая в основном по крупным договорам и в рамках договоров, где заказчиком выступает бюджетное учреждение. В 80% случаев акт выполненных работ по договору подряда может быть составлен в простой форме без привязки к каким-то образцам. Самый простой способ составления акта выполненных работ - это взять смету к договору подряда и переименовать ее в акт выполненных работ. К каждому договору подряда должна идти смета (как правило, оформляется в виде таблицы с указанием видов/объемов/локализации работ и прочих условий). Смета это и есть тот список действий, которые должен передать подрядчик заказчику. Поэтому в идеале содержание сметы и акта выполненных работ должны быть идентичными, насколько это возможно.
В части формы я бы условно разделил все акты выполненных работ на две группы:
1) Акты выполненных работ по некрупным договорам подряда, в которых участвует гражданин, могут быть составлены в свободной простой форме, чтобы не усложнять документооборот.
2) Акты по крупным договорам, как правило, в которых участвуют организации и бюджетные учреждения, лучше составлять по рекомендованной форме КС-2 и КС-3 (справка о стоимости выполненных работ).
В рамках коммерческих договоров между организациями часто используется форма акта в виде УПД (универсальный передаточный документ), в котором указываются все необходимые реквизиты сторон договора, даты выполнения работ, объем/вид и стоимость выполненных работ. УПД удобен тем, что одновременно является и сдаточным документом (выполняет функцию акта выполненных работ), и документом для формирования бухгалтерской отчетности организаций.
Промежуточные акты выполненных работ
Также следует иметь в виду, что очень часто договор подряда заключается на выполнение работ, которые могут быть логически разбиты на этапы. Например, договора на строительство здания можно условно разбить на следующие этапы:
1) монтаж фундамента;
2) возведение стен и перекрытий;
3) монтаж крыши;
4) установка окон и дверей.
Каждый из указанных этапов имеет самостоятельную ценность для заказчика и свою специфику.
В таких случаях рекомендую подписывать акты по каждому отдельному этапу. Это позволит зафиксировать реально выполняемые объёмы и динамику строительства, а также позволит более безопасно работать.
Даже в случае досрочного расторжения договора у подрядчика уже будут подписанные акты на определенный объем выполненных работ и на основании них уже можно будет вести взаиморасчёты, не тратя деньги на оплату экспертов, которые считают стоимость фактически выполненных работ при отсутствии акта.
Рекомендация №5: по возможности чаще подписывать промежуточные акты выполненных работ с заказчиком.
Как быть, если заказчик уклоняется от подписания акта
Также часто возникают ситуации, когда заказчик уклоняется от подписания акта выполненных работ, и подрядчики не знают, что делать. В этой ситуации важно понимать, что заказчик не может просто отказаться от подписания акта выполненных работ по договору подряда. Он обязан либо согласиться с ним и подписать документ, либо высказать свое несогласие и предоставить мотивированные возражения против подписания акта.
Важно: у подрядчика должно быть подтверждение вручения акта выполненных работ заказчику. Если подрядчик передал заказчику акт выполненных работ, а тот его не подписал, но и не выразил в письменном виде отказа от подписания, то это означает согласие с актом и фактическое его принятие, а, следовательно, такой акт является документом-основанием для расчётов с заказчиком.
В судах при рассмотрении споров по договорам подряда у судей всегда есть 2 первых вопроса:
1) Подписан ли акт?
2) Если акт не подписан: когда он был вручен заказчику и заявил ли заказчик возражения по акту?
Именно по этим вопросам решаются 80% судов по взысканию долга по оплате с заказчика.
Рекомендация № 6: все акты выполненных работ в обязательном порядке должны быть направлены заказчику по его адресу почтой с описью вложения, а также сканы подписанных подрядчиком актов должны быть продублированы на электронную почту заказчика.
Отказ от приемки работ и подписания акта
Когда подрядчик передаёт заказчику акт выполненных работ, стороны вместе осматривают результат. После этого заказчик решает: всё ли соответствует договору, готов ли он подписать акт. Если работы выполнены правильно и качественно, заказчик их принимает и подписывает акт выполненных работ по договору подряда.
Если есть замечания, заказчик должен изложить их письменно — прямо в акте или отдельным письмом подрядчику. В этом случае работы считаются не принятыми, и стороны продолжают выполнение обязательств по договору. Подрядчик должен устранить недостатки и снова отправить акт.
Если подрядчик уверен, что сделал всё качественно, а претензии — необоснованны, он может заказать независимую экспертизу за свой счёт. Если экспертиза подтвердит качество работ и их соответствие договору, подрядчик сможет использовать это для взыскания стоимости выполненных работ, а также потребовать возмещения стоимости экспертизы с заказчика.
Также напомню подрядчикам, что закон не содержит обязанности указать подрядчику на все дефекты сразу же. И не исключен вариант, что после устранения части недостатков, заказчик заявит новые. И количество таких указаний на недостатки не ограничено. Поэтому сам подрядчик должен контролировать качество своих работ, а в идеале — ещё и прибегать к услугам технического надзора.
Выводы
Акт выполненных работ по договору подряда подтверждает, что подрядчиком действительно выполнены все работы, и служит основанием для оплаты.
Затягивать с составлением и подписанием акта нельзя, потому что просрочка может привести к штрафам и другим убыткам для подрядчика.
Чтобы избежать проблем, документы лучше оформлять по каждому этапу или виду работ, если это возможно.
Вопросы-ответы
- Можно ли работать без акта выполненных работ по договору подряда?
Работать без актов нельзя — это вторая по значимости для подрядчика бумага после самого договора.
- Зачем нужен акт приемки выполненных работ по договору подряда?
Это основной документ, который подтверждает исполнение договора подрядчиком.
- Можно ли использовать УПД вместо акта выполненных работ?
В целом УПД можно использовать в качестве акта выполненных работ при условии, что в УПД будут подробно указаны виды/объемы/материалы и стоимость работ.
- Где можно найти образец акта по договору подряда и обязательно ли использовать какую-то утверждённую форму?
Нет строгой обязательной формы акта выполненных работ по договору подряда. Судебная практика часто использует форму КС-2 — это унифицированный бланк, применяемый в крупных договорах и при работе с бюджетными учреждениями. Однако в большинстве случаев (примерно в 80%) акт выполненных работ можно составить в произвольной форме, не опираясь на какие-либо конкретные образцы.
